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: Fabio Genellina

Un circolo Virtuoso per il Successo: l’integrazione della Certificazione ISO 9001 con l’analisi dei processi e la ristrutturazione aziendale

La certificazione ISO 9001 rappresenta un punto di riferimento per le aziende che vogliono garantire standard di qualità elevati e migliorare continuamente le proprie performance. Tuttavia, per ottenere il massimo beneficio da questa certificazione, è fondamentale integrarla con un’accurata analisi dei processi e, se necessario, con una ristrutturazione aziendale.

L’analisi dei processi è un’attività cruciale per comprendere il funzionamento dell’azienda, individuare inefficienze e ottimizzare le operazioni. La certificazione ISO 9001 richiede un approccio basato sulla gestione per processi, il che significa che l’azienda deve:

• Mappare i processi aziendali chiave.
• Identificare input, output e interazioni tra i vari reparti.
• Valutare i rischi e le opportunità associate a ciascun processo.
• Monitorare costantemente le performance e implementare azioni di miglioramento.

Senza un’adeguata analisi, l’ISO 9001 rischia di rimanere un mero adempimento burocratico, piuttosto che uno strumento di crescita reale.

Quando l’analisi dei processi evidenzia inefficienze strutturali, diventa necessaria una ristrutturazione aziendale. Questa può riguardare diversi aspetti, tra cui:

• La ridefinizione delle responsabilità e dei ruoli.
• L’ottimizzazione delle risorse e delle tecnologie impiegate.
• Il miglioramento della comunicazione interna.
• La semplificazione dei flussi di lavoro.

Integrare la ristrutturazione aziendale con la certificazione ISO 9001 permette di garantire che i cambiamenti siano sostenibili e orientati alla qualità, evitando il rischio di interventi isolati e poco efficaci.

La certificazione ISO 9001, l’analisi dei processi e la ristrutturazione aziendale non devono essere visti come elementi separati, ma come componenti di un sistema integrato di miglioramento continuo. L’analisi aiuta a identificare le aree di intervento, la ristrutturazione apporta i cambiamenti necessari e l’ISO 9001 assicura che tutto sia documentato e monitorato nel tempo. Questo approccio permette all’azienda di:

• Aumentare l’efficienza operativa.
• Migliorare la soddisfazione del cliente.
• Ridurre sprechi e costi.
• Rafforzare la propria competitività sul mercato.

In conclusione, integrare la certificazione ISO 9001 con l’analisi dei processi e la ristrutturazione aziendale non solo migliora la qualità e l’efficienza, ma crea anche le basi per un successo duraturo e sostenibile.

L’importanza del budget di vendita e dei costi nell’era moderna

In un contesto economico globale caratterizzato da rapidi cambiamenti, incertezza e una crescente complessità dei mercati, la capacità di pianificare in modo attendibile le vendite e i costi non è mai stata così cruciale. Le imprese oggi devono affrontare sfide che richiedono precisione, flessibilità e lungimiranza, elementi che solo un budget accurato può fornire.

Perché il budget è fondamentale?

Il budget di vendita e dei costi rappresenta la bussola strategica di un’azienda. Esso non solo consente di prevedere entrate e uscite, ma aiuta anche a identificare opportunità e rischi, permettendo di pianificare interventi correttivi prima che emergano problemi significativi. A differenza del passato, quando i mercati erano relativamente stabili, oggi le imprese devono fare i conti con fattori quali:

1. Volatilità economica: Le fluttuazioni dei mercati finanziari e l’incertezza geopolitica impongono alle aziende di monitorare con maggiore attenzione i costi e di essere pronte a reagire a cambiamenti improvvisi.
2. Concorrenza globale: La competizione non è più limitata al contesto locale. Le aziende devono confrontarsi con player globali, spesso più efficienti e con costi operativi inferiori.
3. Evoluzione tecnologica: L’adozione di nuove tecnologie, come l’intelligenza artificiale e la digitalizzazione, sta riducendo i tempi di risposta al mercato, ma aumenta anche la necessità di investimenti mirati e pianificati.

I vantaggi di un budget attendibile

Un budget accurato offre numerosi vantaggi competitivi:

• Allocazione ottimale delle risorse: Un budget ben fatto consente di destinare risorse finanziarie, umane e materiali alle aree più strategiche, evitando sprechi.
• Previsione dei flussi di cassa: Sapere con anticipo quante risorse saranno necessarie e quando permette di pianificare meglio eventuali finanziamenti o investimenti.
• Riduzione del rischio: La possibilità di simulare scenari futuri aiuta a minimizzare l’impatto di eventuali crisi o imprevisti.

Sfide nella creazione di un budget oggi

Creare un budget attendibile richiede competenze specifiche, strumenti avanzati e un approccio strategico. Le principali difficoltà includono:

• Raccolta di dati affidabili: Con la mole di informazioni disponibili, è essenziale filtrare e analizzare solo quelle rilevanti per la propria attività.
• Previsioni realistiche: Sovrastimare o sottostimare le vendite può portare a decisioni errate, con conseguenze potenzialmente disastrose.
• Adattabilità: Un budget efficace non è statico. Deve essere costantemente aggiornato in base all’evoluzione del mercato e delle condizioni interne all’azienda.

Conclusione Oggi più che mai, il budget di vendita e dei costi non è solo uno strumento finanziario, ma un vero e proprio pilastro della strategia aziendale. Le imprese che investono nella capacità di creare previsioni attendibili possono non solo sopravvivere, ma prosperare in un ambiente economico in continua trasformazione. Ignorare questa necessità significa esporsi a rischi inutili, perdere competitività e, nei casi peggiori, compromettere la propria sostenibilità a lungo termine.

Professionalità e cortesia: una rarità!

Qualche tempo fa mi trovavo nella zona di Sondrio e, sfortunatamente, ho forato una gomma.

Essendo ormai ora di pranzo, ho tentato di vedere se, nella zona, ci fosse un gommista che potesse ripararmi la gomma per poter tornare a casa. Cercando su Google Maps, ho trovato, a poco meno di tre km da dove mi trovavo, un’officina che faceva proprio al caso mio.

Bene: il sito indicava l’apertura alle 13.30, quindi ho pensato di portarmi in zona ed attendere pazientemente.

Una volta arrivato nel cortile mi aspettava un’attesa di circa mezz’ora ma ho trovato le saracinesche per metà aperte: subito è uscito un addetto chiedendomi quale problema avessi.

Spiegatogli l’accaduto mi ha chiesto di aspettare un momento; lui è rientrato ed ha aperto i portoni mentre un collega mi ha fatto spostare l’auto posizionandola all’ingresso. Mentre l’operatore smontava la mia gomma, mi ha chiesto quando mi fossi accorto della foratura per valutare l’eventuale danno. Successivamente, effettuata la riparazione, mi ha spiegato che avrebbe controllato tutte e quattro le gomme e la loro pressione in modo da assicurarsi che tutto fosse corretto, visto che ero passato sui detriti di un incidente da poco accaduto. A questo punto si è recato all’interno dell’officina per recuperare un coprisedile spiegandomi che avrebbe dovuto salire in auto per effettuare il reset del sistema di controllo della pressione.

Terminati tutti i lavori in un tempo inferiore ai quindici minuti, mi ha accompagnato in ufficio per il pagamento della prestazione. Il responsabile, dopo aver provveduto all’incasso, mi ha accompagnato alla mia auto augurandomi buon viaggio. L’addetto, salutandomi, mi ha chiesto se avessi già pranzato. Al mio diniego, mi ha indicato un posto lì vicino dove avrei potuto mangiare qualcosa, augurandomi anche lui un buon rientro.

Tenendo presente che:

– per loro, sono stato un avventore occasionale che, molto probabilmente, non avrebbero mai più rivisto

– ho richiesto una prestazione di poco valore

– sono arrivato in un orario di chiusura “disturbando” la loro pausa

ho ricevuto un trattamento di una cortesia che stento a trovare in luoghi molto più famigliari e che visito con maggiore frequenza; una professionalità molto rara: non sapendo chi io fossi, mi è stato spiegato nel dettaglio l’intervento e le motivazioni; un approccio ed attenzione verso il cliente degno di un commerciale navigato e, non da ultimo, una gentilezza e un servizio impeccabili.

Il lavoro, se ti piace, se ti soddisfa, se ti gratifica, se viene fatto con passione, porta dei risultati. In questa piccola officina gestita da un team di “under trenta” si può imparare molto di più che in un corso di tecniche di vendita, gestione del cliente e gestione delle persone.

Davvero bravi.

Come si costruisce un’azienda desiderabile

Durante una survey sul clima aziendale, le 6 qualità più apprezzate dai dipendenti di un’azienda sono state:

Posso assentarmi dal lavoro quando peso di averne bisogno

Apprezzo il modo in cui contribuiamo alla comunità

In questa azienda vengono assunte persone in sintonia con i nostri valori e la nostra cultura organizzativa

Quando una persona è assunta, viene fatta sentire la benvenuta

Nella mia azienda riusciamo a fare gruppo anche lavorando in smart working

Sono orgogliosa/o di dire che lavoro per questa azienda

Occorre promuovere un modello culturale di organizzazione aziendale positiva, basato sulla felicità dei propri dipendenti. La felicità deve essere trattata come una competenza che, come tale, può essere acquisita e allenata. Un ambiente di lavoro positivo infatti stimola innovazione, creatività e favorisce la produttività.
Le iniziative aziendali vanno rivolte verso il prendersi cura della persona a 360°.
Deve essere salvaguardato il benessere della mente (richiesta, peraltro, supportata anche dal D.Lgs 81/08) attraverso la possibilità di poter ricevere supporto nella soluzione di problemi personali (contrariamente alla massima “i problemi personali fuori dall’ambiente lavorativo”).
Si deve spingere verso il benessere del corpo, per esempio con iniziative che incentivano il movimento e la consapevolezza di un corretto stile di vita: ciò può creare anche coesione tra i dipendenti, integrando attività di team building.
Un programma di welfare associa l’attenzione agli aspetti retributivi ad un pacchetto di servizi che ciascun dipendente può scegliere in base alle proprie esigenze.
Le iniziative mirate a favorire la conciliazione tra vita professionale e personale come l’orario di ingresso flessibile, la possibilità di lavorare in smart-working, il permesso retribuito nel giorno del compleanno, i permessi di paternità e di malattia dei figli (in aggiunta a quanto previsto dalla legge), e permessi legati ad attività di volontariato, sono tutti incentivi che spingono i dipendenti ad un’affezione verso l’ambiente lavorativo, perché sentito come parte integrante della vita e non con necessità di sopravvivenza.

L’atteggiamento

Competenze e lavoro duro sono sicuramente due fattori che possono portare le aziende a performare al meglio. Durante il confronto con un collega, abbiamo discusso di come l’atteggiamento delle persone sia un punto cruciale nel favorire l’apprendimento e la propensione alla fatica che le attività quotidiane ci propongono. Ci è stata rivolta un’obiezione legata alla cultura differente dei diversi paesi in cui l’azienda opera.

Abbiamo provato a spiegarlo ai manager di questa azienda in modo “matematico” ed “internazionale”.

Se:

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

=

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Allora:

knowledge = K+N+O+W+L+E+D+G+E = 11+14+15+23+12+5+4+7+5 = 96

hard work = H+A+R+D+W+O+R+K = 8+1+18+4+23+15+18+11 = 98

In entrambi i casi si ottengono valori elevati, ma non fanno, anche se per poco, 100.

Se consideriamo:

attitude = A+T+T+I+T+U+D+E = 1+20+20+9+20+21+4+5 = 100

Sarà una coincidenza, ma, molto spesso, l’atteggiamento delle persone modifica radicalmente le performance e ciò che può sembrare a prima vista difficile e complesso, quindi demoralizzante, può diventare uno stimolo a mettere in campo competenze e lavoro duro per superare la difficoltà.

Molto è questione di approccio e atteggiamento: la positività, come la negatività nel presentare le cose, influenzano il nostro modo di agire. Una mela marcia, fa lentamente marcire tutte le altre.

Misuriamo il clima aziendale: far cambiare atteggiamento alle persone significa migliorare le performance. Sono le persone che fanno i numeri dell’azienda!

Occupiamoci dei nostri collaboratori e il business crescerà.

Pianificazione della produzione

Consegnare nei tempi concordati il materiale ordinato dal cliente è una richiesta ovvia di efficienza. Ottenere questo risultato è tutt’altro che scontato, poiché, per arrivare all’obiettivo, è necessaria un’organizzazione molto efficiente ed efficace, una precisione nei dati legati al ciclo produttivo dell’azienda, un sistema di programmazione delle fasi lavorative di facile consultazione e gestione ed una catena di fornitura flessibile, regolata e molto reattiva.

Il primo punto fondamentale è avere un sistema di pianificazione della produzione facile, intuitivo e flessibile. Troppo spesso mi trovo a dover affrontare l’argomento partendo da un foglio di calcolo: Excel è uno strumento davvero potente, ma richiede buone conoscenze per poterlo utilizzare al meglio e una buona dose di tempo per manutenzione, inserimento dati e aggiornamento.

Pianificare le lavorazioni attraverso un sistema MRP/MPS consente di avere un output rapido che permette la correzione della proposta in tempi ridotti. Il suo aggiornamento è legato al lavoro di molte persone e non di una sola, distribuendo le attività e facilitando il controllo.

Il foglio di calcolo è un punto di partenza ma non certo quello di arrivo. Oggi, nel 2024, è inaccettabile non disporre di un sistema automatizzato ed ottimizzato di pianificazione.

Purtroppo non tutti i sistemi ERP lavorano bene e sono nati per fare questo processo.

Per quanto semplice e intuitivo, un sistema MRP ha dietro logiche di funzionamento che tengono conto di molti fattori (dal magazzino, agli ordini in essere, dalle scorte al WIP, …). Analogamente, un output di facile lettura è tutt’altro che scontato: diverso risultato si ottiene leggendo una tabella rispetto ad un diagramma di Gantt.

Occorre ricordare che tutti i sistemi MRP lavorano a capacità infinita: se si vuole scendere verso un sistema più dettagliato a capacità finita, il lavoro è molto più complesso. Alla base di tutto, ci sono i dati inseriti per il calcolo: devono essere accurati e precisi per garantire l’affidabilità dell’output.

Ho avuto modo di provare ad utilizzare molti ERP ma davvero pochi (ad oggi 2 soltanto), mi hanno fornito un sistema di pianificazione facile ed intuitivo.

Non sottovalutate il sistema di pianificazione: sicuramente il costo può essere elevato, ma garantisce la possibilità di organizzare la produzione e i fornitori/terzisti in modo molto facile ed efficace, consentendo all’azienda notevoli risparmi di tempo. Oggi è un aiuto imprescindibile.

L’importanza di una Vision Aziendale Condivisa tra i Soci

Nel mondo degli affari, una delle chiavi fondamentali per il successo di un’impresa è avere una vision aziendale chiara e condivisa tra tutti i soci. In più occasioni, facendo analizzare l’azienda al board o ai soci, mi sono ritrovato ad raccogliere risultati molto diversi tra loro, come se le persone lavorassero in aziende differenti. Ma perché è così cruciale avere la stessa vision?

1. Allineamento Strategico: Una vision condivisa funge da bussola per l’azienda, orientando tutte le decisioni strategiche verso un obiettivo comune. Quando tutti i soci sono allineati su una stessa vision, è più facile definire le priorità, pianificare a lungo termine e prendere decisioni coerenti che contribuiscano alla crescita sostenibile dell’azienda.

2. Sinergia e Collaborazione: Un ambiente in cui tutti i soci condividono la stessa vision favorisce la sinergia e la collaborazione. Con obiettivi chiari e condivisi, i soci possono lavorare insieme in modo più efficace, riducendo i conflitti e migliorando la comunicazione. Questo permette di affrontare le sfide con un fronte unito, sfruttando al meglio le competenze e le risorse di ciascun socio.

3. Motivazione e Coinvolgimento: Una vision ispiratrice può motivare e coinvolgere non solo i soci, ma anche tutti i membri del team. Sapere di lavorare per un obiettivo comune più grande può aumentare il senso di appartenenza e l’entusiasmo, spingendo tutti a dare il massimo e a contribuire attivamente al successo dell’azienda.

4. Fiducia e Coerenza: La fiducia tra i soci è essenziale per la stabilità di qualsiasi impresa. Condividere la stessa vision rafforza questa fiducia, poiché ogni socio sa che gli altri sono impegnati verso gli stessi obiettivi. Questo crea un ambiente di lavoro più coerente e stabile, riducendo l’incertezza e il rischio di disaccordi distruttivi.

5. Immagine e Reputazione: Una vision condivisa contribuisce anche a costruire un’immagine aziendale forte e coerente. Quando l’azienda comunica una vision chiara e tutti i soci sono allineati su di essa, il messaggio che arriva ai clienti, ai partner e agli investitori è molto più potente e credibile. Questo può migliorare la reputazione dell’azienda e aumentare la fiducia del mercato.

In conclusione, avere una vision aziendale condivisa tra i soci non è solo un vantaggio strategico, ma una necessità per costruire una base solida su cui far crescere e prosperare l’azienda. La chiarezza di intenti, l’unità di azione e la coerenza comunicativa sono elementi che possono fare la differenza tra un’azienda che sopravvive e una che eccelle.